GTD & Notion

Como você organiza o seu dia? Você consegue dar conta de todas as coisas que aparecem para fazer? Eu trabalho com TI, por muitas vezes eu olhava para as ativiades que eu tinha que fazer e pensava, “pqp como tem coisas para fazer!! isso não acaba nunca!”, eu não conseguia achar uma forma decente de organizar as coisas, meu time precisava de coisas, outras áreas sempre pedindo coisas, projetos que não acabavam nunca, o meu dia era um caos total, até o dia que eu comecei a ler sobre GTD, e então, “fez-se a luz”!! O meu modo de trabalhar mudou completamente.

GTD para os íntimos, é uma sigla que significa Getting Things Done, é um método criado por David Allen e detalhado no livro “[A arte de fazer acontecer: O método GTD - Getting Things Done](https://amzn.to/ 3UVzBGf)”, é uma metodologia de organização e produtividade pessoal que consiste em esvaziar sua mente e capturar todas as suas tarefas e compromissos em um sistema confiável, para que você possa se concentrar no que realmente importa.

Eu poderia dizer que a minha vida mudou depois do GTD!!

O GTD é pensado para ajudar as pessoas a lidar com o fluxo constante de informações, tarefas e responsabilidades em suas vidas pessoais e profissionais. Para isso você precisa reconhecer algumas coisas que aparecem no seu dia a dia, depois de reconhecê-las você precisa sistematizá-las de alguma forma em algum lugar.

No livro autor detalha o método, e explica que é necessário reconhecer alguns padrões de atividades que aparecem no seu dia a dia e ter uma atitude sobre as seguintes coisas:

• Capturar: No sentido de registrar em algum lugar. Anote tudo o que precisa ser feito, seja em um caderno, aplicativo ou outro sistema de sua preferência. O importante é tirar tudo da sua mente e registrar em um local confiável.

• Esclarecer: Defina o que cada item significa e se ele é realmente uma ação a ser realizada. Se for, decida qual o próximo passo acionável. Se não for, arquive, descarte ou delegue.

• Organizar: Armazene suas tarefas e projetos em um sistema de listas de acordo com o contexto em que serão realizadas (por exemplo, trabalho, casa, projetos pessoais).

• Revisar: Revise regularmente suas listas para garantir que estejam atualizadas e que você esteja focado nas tarefas mais importantes.

• Agir: Escolha uma tarefa da sua lista e execute-a. Comece com as tarefas mais fáceis ou mais urgentes para ganhar confiança e passar para a próxima.

Aplicando o método

Quando o autor fala “…capturar todas as suas tarefas e compromissos em um sistema confiável …”, eu testei algumas ferramentas como: Blocos de notas, MindMap, Trello, Todoist, Monday, Asana e Airtable nada disso funcionou para mim, então, por fim, escolhi como ferramenta e apoio o Notion ❤️ ❤️, nela eu consegui sistematizar e automatizar várias dicas que o livro dava e fui vendo os benefícios logo em seguida.

Essa combinação GTD + Notion que utilizei inicialmente como ferramenta de gestão de tarefas, depois evoluiu para a minha ferramenta pessoal de gestão de times. Um pouco mais tarde eu desenvolvi outros módulos para fazer a gestão de projetos, gestão de OKRs, gestão de documentação, esse método deu tanto certo para mim, que em 2023 eu fiz uma apresentação num evento de agilidade chamado Agile Trends, o título da apresentação foi “GTD + Kaban + Notion: Facilitando a vida de um TechManager”, veja o link para os slides.

Benefícios alcançados

Os benefícios práticos que obtive ao utilizar as técnicas de GTD com Notion foram as seguintes:

• Maior clareza e foco, ao saber exatamente o que precisa ser feito e quando precisa ser feito, eu sinto que consigo focar nas coisas mais importantes sem me distrair, seja tarefas, atividades ou projetos.

• Melhorou e muuuiiitoooo a minha organização diária, eu não fico catando as coisas em múltiplos lugares tudo tem um lugar certinho para ficar, agrupados com TAGs e relacionados.

• Aumento da produtividade, aumento de produtividade para mim significa fazer o trabalho que precisa ser feito dentro das 8h diárias ou em um tempo menor, sem a necessidade de horas extras. Um dos meus objetivos de vida é sempre ter tempo para tomar um café em paz com um bom papo, eu posso afirmar, depois do GTD+Notion isso tem sido mais frequente.

• Redução do estresse e da ansiedade em relação a carga diária de trabalho, ao tirar as tarefas da minha mente e organizá-las de forma clara no Notion, eu me sinto mais no controle e menos sobrecarregado. Ao final do dia eu tenho certeza que tudo está registrado na ferramenta, eu fecho o laptop e não preciso ficar com nada do trabalho na minha cabeça, isso é lindo demais!!!! Isto é a materialização da paz e da tranquilidade no meu dia!!

Abraços!

Vida longa e próspera a todos!!

Referências

• A arte de fazer acontecer: O método GTD - Getting Things Done
• A arte de fazer acontecer: Guia prático: 10 etapas para a produtividade sem estresse
• Palestra do Agile Trends 2023 GTD + KABAN + NOTION - FACILITANDO A VIDA DO TECHMANAGER

MENTORIA

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